[THUẬT NGỮ LOGISTIC P5] CHỨNG TỪ

Tài liệu cần thiết dành cho Doanh nghiệp LOGISTICS & XNK Việt Nam.

Phần 5: Chứng từ

Các loại chứng từ – thuật ngữ trong xuất nhập khẩu

• 83. Cargo Manifest:
  • Là bảng liệt kê tóm tắt về hàng hoá đã xếp lên tàu, do đại lí tàu biển tại cảng xếp hàng lập, căn cứ vào vận tải đơn đã xếp hàng.
  1. Trong manifest  phải có các tiêu chí thông quan như :
  • Thông tin về tàu (tên tàu, quốc tịch, số hiệu, số chuyến, tên thuyền trưởng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, cảng đích)
  • Thông tin hàng hoá (gồm số vận đơn, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người thông báo, tên hàng).
  1. Thời gian khai Manifest:
  • Thông thường hãng tàu phải khai Manifest trước ngày tàu cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày nhưng ngày nay hải quan nhiều nước (như Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc…) bắt buộc khai Manifest ngay khi tàu đã chạy được 12 giờ để tránh tình trạng buôn lậu. Việc thời gian khai được rút ngắn là do ngày nay các nước đều áp dụng hệ thống E-Manifest tức là hệ thống khai manifest điện tử hay khai manifest online.

   

  84. Các loại vận đơn:
  • Master Bill of Lading (MBL): vận đơn chủ (từ Lines)
  • Vận đơn đường biển do hãng tàu (shipping line) phát hành. Người gửi hàng và người nhận hàng trên vận đơn này có thể là doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc các công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế.
  • Master Airway bill (MAWB): vận đơn (chủ) hàng không
    • Vận đơn hàng không do hãng airline phát hành.
  • House Bill of Lading (HBL): vận đơn phụ (từ Forwarder)
  • Vận đơn đường biển do công ty dịch vụ vận chuyển quốc tế phát hành. Người gửi hàng và nhận hàng trên vận đơn này chủ yếu là các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp.
  • House Airway bill (HAWB): vận đơn (phụ) hàng không
  • Vận đơn hàng không do các công ty Forwarder hoặc đại lý Airlines phát hành. Người gửi hàng và nhận hàng trên vận đơn này chủ yếu là các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp.

   

  85. Back date BL: vận đơn kí lùi ngày
  • Vận đơn thể hiện ngày hàng lên tàu (Shipped on board) sớm hơn vài ngày so với ngày thực tế/ chính thức. Đây là loại vận đơn không được khuyến khích phát hành. Hiện tại chỉ những công ty giao nhận vận tải mới đồng ý phát hành lọai vận đơn này, các Liner từ chối không thực hiện.
  • Mục đích phát hành vận đơn này là để hỗ trợ người bán hàng hợp thức hóa chứng từ cho khớp với thời gian đã thỏa thuận với người mua trên Hợp Đồng hoặc trên L/C (Letter of Credit).
  86. Verified Gross Mass weight (VGM):
  • VGM là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế. Chứng từ này được quy định trong SOLAS – Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention).
  • Mục đích của loại giấy tờ này là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển. Khi việc khai báo tải trọng không chính xác, việc xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng trên tàu container bị sai, dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu, và hàng hóa trong hành trình trên biển.

   

  87. Cut-off time (cách nói khác là Closing Time): giờ cắt máng
  • Là thời hạn cuối cùng mà chủ hàng phải hoàn tất thủ tục khai báo HQ và thanh lý container cho cảng để cảng bốc xếp container lên tàu. Nếu như hàng của bạn không thể hoàn tất thủ tục thanh lý sớm hơn closing time thì bạn phải đi chuyến tàu sau. Tuy nhiên, nếu bạn có mối quan hệ tốt với hãng tàu sẽ xin thêm được closing time, thường là thêm được 3-6h.

   

  88. Estimated time of Departure (ETD): thời gian dự kiến tàu chạy
  • Đây là thời gian tàu khởi hành mà hãng tàu đưa ra dựa theo kế hoạch và lịch trình thông thường của từng chuyến tàu. Phần lớn thời gian này trùng với thời gian tàu thật sự khởi hành nhưng có đôi khi sớm hơn hoặc trễ hơn ngày tàu chính thức khởi hành.
  89. Estimated time of arrival (ETA): thời gian dự kiến tàu đến
  • Đây là thời gian tàu đến cảng đích mà hãng tàu đưa ra dựa theo kế hoạch và lịch trình thông thường của từng chuyến tàu. Phần lớn thời gian này trùng với thời gian tàu chính thức cập cảng đích nhưng có đôi khi sớm hơn hoặc trễ hơn ngày tàu chính thức cập cảng.
  90. Delay: trì trệ, chậm so với lịch vận chuyển
  • Dùng để nói đến việc chuyến tàu / chuyến bay bị chậm trễ giờ khởi hành hoặc giờ đến so với lịch thông báo ban đầu. Thời gian chậm trễ có thể vài giờ hoặc lên đến vài ngày. Khi thời gian chậm trễ kéo dài quá lâu, hãng tàu / hãng máy bay có thể thay đổi chuyến tàu / chuyến bay cho lô hàng.
  91. Free hand:
  • Lô hàng do người bán hàng tự book tàu và trả cước (Nhóm C – Incoterms). Đối với loại hàng này người bán có toàn quyền lựa chọn hãng tàu theo ý muốn của mình.
  92. Nominated: hàng chỉ định
  • Người mua hàng ở nước ngoài ký hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu và yêu cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu đó. Người mua là người trả cước tàu, chỉ định hãng tàu nhất định. Vì vậy người bán chỉ trả local charges tại đầu xuất hàng và tất nhiên không có quyền chọn lựa hãng tàu khác. Hàng chỉ định thường xuất theo điều kiện FOB.
  93. Shipping marks: ký mã hiệu
  • Shipping mark là những dấu hiệu riêng cho hàng hóa  do nhà sản xuất hoặc người gửi hàng thể hiện lên hàng hóa, nhằm giúp người nhận hàng nhận biết hàng của mình dễ dàng hơn. Vai trò của shipping mark trong vận chuyển là giúp bên vận chuyển giao hàng đến đúng địa điểm theo yêu cầu của người gửi. Nội dung trên Shipping Mark thường là:
  • Tên hàng
  • Thứ tự các kiện hàng hoá
  • Mã ký hiệu hàng hoá
  • Nhà sản xuất
  • Lưu ý sắp xếp hàng hoá, số thứ tự các kiện hàng ….

   

  94. Unclean BL: vận đơn không hoàn hảo
  • Loại vận đơn này cho biết đã có sự thiếu hụt hoặc thiệt hại trong kiện hàng hóa được giao (hàng bị bể vỡ, hàng có mùi hôi, bao bì bị ẩm ướt,…). Khi một vận đơn không hoàn hảo được cấp phát, điều này đồng nghĩa với việc là lô hàng không được giao theo như những gì đã ký kết, thỏa thuận trước đó.

   

  95. Straight BL: vận đơn đích danh
  • Là loại vận đơn có ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc vận đơn này không thể chuyển nhượng được cho người khác bằng cách ký hậu chuyển nhượng và chỉ người có tên trên vận đơn mới được phép nhận hàng.

   

  96. Through BL: vận đơn chở suốt
  • Vận đơn chở suốt sẽ được ký phát cho người gửi hàng và dùng cho người nhận đi nhận hàng ở cảng đến mà không quan tâm đến việc hàng có được chuyển tải hay không và có bao nhiêu vận đơn khác đã được phát hành trong quá trình vận tải hàng. Vận đơn do một người phát hành và chịu trách nhiệm về hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối của hành trình chuyên chở.

   

  97. Terminal: 
  • Là một bộ phận trong Port. Đây là một khu chức năng, chuyên thực hiện công tác bốc dỡ hàng hoá hoặc đón trả hành khách.

   

  98. Transit time:
  • Thời gian vận chuyển hàng hóa từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng. Tùy theo lộ trình vận chuyển mà thời gian này có sự khác nhau giữa các hãng tàu, tuy có cùng cảng đi và cảng đến.
  99. Inland container deport (ICD):
  • Là cảng cạn (hay còn gọi là cảng khô hoặc cảng nội địa). Là một bộ phận mở rộng của cảng biển nhưng lại nằm hoàn toàn trong khu vực nội địa để đáp ứng nhu cầu thông quan hàng hóa. Nó có sự gắn bó mật thiết với hoạt động cảng biển, cảng đường thủy nội địa…
  100. Hazardous goods (= Dangerous Goods):
  • Hàng hóa nguy hiểm. Là những loại hàng trong quá trình bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ có thể phát sinh những sự cố như ăn mòn, ngộ độc, bùng cháy, bùng nổ, phóng xạ… gây thiệt hại lớn đến tính mạng con người, huỷ hoại hàng hoá, làm hư hỏng phương tiện…

   

  101. Sea waybill:
  • Là vận đơn mà hãng tàu phát hành cho khách hàng của mình khi họ thanh toán đầy đủ các chi phí cho lô hàng. Seaway bill là một chứng từ không thể chuyển nhượng được, không phát hành một bản gốc nào,không phải chứng từ sở hữu hàng hóa. Hãng tàu sẽ phát hành seaway bill ngay khi tàu chạy khi nhận được đầy đủ thanh toán của shipper và  sẽ thả hàng cho consignee khi tàu đến tại cảng dỡ hàng, Consignee có thể đến lấy hàng mà không cần xuất trình B/L gốc hay phải có điện giao hàng.
  • Seaway B/L có thể không phải mất chi phí như Telex Release, tuy nhiên một số hãng tàu quy định thời gian thanh toán sau khi tàu chạy mới áp dụng Seaway B/L không mất phí.

   

  102. Express release: giải phóng hàng nhanh
  • Áp dụng cho trường hợp giao hàng theo seaway bill.

   

  103. Surrender B/L: vận đơn thể hiện giao hàng không cần xuất trình Bill gốc

   

  104. Telex release: điện giao hàng
  • Khi giao hàng bằng Surrender B/L, bắt buộc phải có điện giao hàng kèm theo.

   

  105. Telex fee:
  • Phí phải trả cho hãng tàu khi yêu cầu họ phát hành điện giao hàng

   

  106. Switch Bill of Lading:
  • Vận đơn thứ hai của cùng lô hàng nhưng có thay đổi so vận đơn ban đầu. Sự thay đổi nằm ở tên người mua, người bán, cảng xuất khẩu và cảng nhập khẩu. Trường hợp này áp dụng cho các mua bán 03 bên nhưng người trung gian không muốn người Cung cấp và người Mua hàng biết thông tin của nhau.

   

   

  107. Railway bill: Vận đơn đường sắt
  • Bill phát hành cho các lô hàng vận chuyển quốc tế bằng đường sắt.

   

  108. Cargo receipt: Biên bản giao nhận hàng
  • Được sử dụng trong dịch vụ giao nhận chuyển khi Nhận / Giao hàng giữa khách hàng với bên cung cấp dịch vụ vận chuyển. Đây là cơ sở để xác nhận việc hoàn tất giao nhận hàng, bằng chứng cho việc xem xét trách nhiệm nếu có phát sinh mất mát, hư hỏng và là chứng từ cần thiết cung cấp cho công ty bảo hiểm khi có tổn thất.

   

  109. Bill of truck: Vận đơn ô tô
  • Bill phát hành cho các lô hàng vận chuyển bằng xe theo đường bộ từ nước này qua nước khác.
  110. Proforma invoice: hóa đơn chiếu lệ, chưa phải hóa đơn chính thức cho việc mua bán.

   

  111. Commercial invoice: hóa đơn thương mại, áp dụng trong mua bán quốc tế

   

  112. Final invoice: Hóa đơn chính thức. Phát hành sau khi đã thống nhất các thỏa thuận về mua bán.

   

  113. Packing list: phiếu đóng gói
  • Chứng từ được nhà xuất khẩu thực hiện, thể hiện chi tiết việc hàng hóa được đóng gói vào kiện hàng và vào container như thế nào. Nội dung luôn phải có thông tin về số lượng và trọng lượng của hàng hóa.
  114. Container Packing list: Danh sách container được được xếp lên tàu. Do hãng tàu lập

   

  115. Service type: Loại dịch vụ. Các loại dịch vụ phổ biến: LCL/LCL, FCL/FCL, FCL/LCL

   

   CERTIFICATES (CÁC LOẠI CHỨNG NHẬN)

   

  116. Certificate of weight: chứng nhận trọng lượng hàng

   

  117. Certificate of quantity: chứng nhận số lượng

   

  118. Certificate of quality: chứng nhận chất lượng

   

  119. Certificate of weight and quality: chứng nhận trọng lượng và chất lượng

   

  120. Certificate of analysis: Chứng nhận phân tích kiểm nghiệm

   

  121. Certificate of health (=Certificate of sanitary): chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

  Áp dụng cho Xuất/ Nhập hàng hóa là thực phẩm hoặc các thiết bị, đồ dùng trong nấu nướng, ăn uống

   

  122. Veterinary Certificate – Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật

  Áp dụng cho Xuất/ Nhập hàng hóa có nguồn gốc từ động vật (hàng là nguyên liệu, chưa phải thành phẩm)

   

  123. Certificate of phytosanitary: chứng thư kiểm dịch thực vật

  Áp dụng cho các loại hàng hóa Xuất / Nhập có nguồn gốc từ thực vật.

   

  124. Certificate of fumigation: chứng thư hun trùng.

  Được phát hàng bởi công ty cung cấp dịch vụ Hun trùng

Hun trùng – thủ tục bắt buộc để nhập hàng hóa vào thị trường Mỹ

•  
  125. Certificate of origin: chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
  • Được cấp bởi Bộ Thương Mai hoặc Phòng Thương Mại của nước xuất khẩu. Hàng hóa được cấp chứng nhận xuất xứ là hàng hóa được sản xuất và dùng nguyên vật liệu ở nước xuất khẩu.

   

  126. Insurance Policty/Certificate: đơn bảo hiểm/chứng thư bảo hiểm

   

  127. Benefiary’s certificate: chứng nhận của người thụ hường

   

  128. Cargo insurance certificate: đơn bảo hiểm hàng hóa trong vận chuyển

   

  OTHER DOCUMENTS (MỘT SỐ LOẠI GIẤY TỜ KHÁC)

   

  129. Delivery order: lệnh giao hàng.
  • Được phát hành bởi hãng tàu, đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu

   

  130. Arrival notice (= Notice of arrival): Thông báo hàng tới/đến
  • Được phát hành bởi hãng tàu, đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu

   

  131. Notice of readiness: thông báo hàng sẵn sàng để vận chuyển